6 dicas de gestão de documentos para consultórios

Vários dentistas e odontologistas enfrentam problemas de gestão de documentos para consultórios e clínicas. Muitas vezes, isso se deve à grande demanda de pacientes ou então a uma organização mal planejada e estruturada que acaba refletindo no andamento do estabelecimento.

No entanto, felizmente, há muitas alternativas que podem reverter o quadro e melhorar consideravelmente a administração dos prontuários e de outras informações cruciais, apostando em tecnologia e em certas técnicas de sistematização.

Confira no post de hoje 6 dicas de gestão de documentos para consultórios, além de conhecer os principais pontos sobre a organização fiscal da sua clínica.

Gestão de documentos para consultórios

1. Armazene as informações importantes na nuvem

Quando guardados em papel, muitos documentos acabam se deteriorando com o tempo ou até mesmo com as condições ambientais. Além disso, quando o consultório apresenta muitos pacientes, acaba se formando um amontoado de fichas, que pode gerar confusão até para o dentista.

Para evitar esse tipo de problema, o ideal é armazenar informações importantes, como laudos e imagens do paciente, em um arquivo digital.

Porém, não em um servidor offline, que pode estar sujeito a perda de arquivos, mas sim na nuvem, onde o fornecedor garante a segurança dos arquivos, além de permitir flexibilidade e economia. Imagine só quantos papéis não precisarão mais ser impressos?

2. Use o prontuário eletrônico

Um prontuário eletrônico é excelente, não só para a administração geral do consultório como também para a aquisição de novos pacientes.

Utilizando um software adequado de prontuário eletrônico, todos os documentos e fluxos de informações relacionados a seus pacientes serão organizados de forma simplificada e dinâmica.

Além do mais, com um sistema de software médico completo, há a possibilidade de atração de pacientes por meio do marketing de conteúdo, redigindo blogs e posts interessantes sobre os assuntos do seu ramo.

3. Dedique fichas exclusivas para cada paciente

Alguns documentos, no entanto, devem ser mantidos em papel, mas não podem ficar empilhados, caso contrário, proporcionarão confusão.

Para tanto, o ideal é que sejam feitas fichas exclusivas para cada paciente, utilizando o método de arquivos suspensos. Nesse sistema, o paciente poderá acompanhar as informações temporais e a evolução do tratamento e tudo continuará de maneira sistematizada.

4. Utilize softwares de digitalização

Com o intuito de acelerar o processo de salvar os arquivos na nuvem, muitos documentos que estão em papel precisam ser passados ao computador.

Para isso, é extremamente recomendado que o dentista faça uso de softwares de digitalização e escaneamento de qualidade, copiando fielmente os documentos e permitindo flexibilidade à gestão dos arquivos.

5. Conecte-se ao seu paciente

Não só é uma ótima estratégia de fidelização, aproximando a relação entre médico e paciente, como permite que haja uma melhor gestão das fichas individuais.

Utilize o software para manter-se conectado ao seu paciente, pedindo para que ele atualize regularmente suas informações cadastrais e outros dados importantes. Somado a isso, mande mensagens sempre que puder para lembrá-lo dos compromissos com o consultório.

6. Usufrua da microfilmagem de arquivos

A microfilmagem é como uma digitalização, mas é utilizada para casos específicos, seja quando os documentos são muito extensos e com muitos detalhes, seja para casos de arquivos em papéis que estão desatualizados devido o passar dos anos. Outra vantagem do procedimento é que a microfilmagem possui o mesmo valor do que um documento original.

Nesse caso o consultório também possui uma maneira de diminuir o espaço ocupado pelos papéis e permite um melhor manuseio das informações de cada um.

Organização fiscal do consultório

O dentista que é o gestor de sua própria clínica deve ser responsável com suas obrigações fiscais.

Para tanto, é importante que ele, além de possuir sua documentação em dia, mantenha-se próximo ao seu contador, encontre o regime tributário ideal para seu consultório e fique sempre atualizado com a Receita Federal.

As dicas de gestão de documentos para consultórios que listamos para você são infalíveis para garantir a organização e o sucesso de seu estabelecimento. Use a tecnologia a seu favor e lembre-se de sempre manter um bom contato com seu paciente.

Gostou do nosso texto sobre gestão de documentos para consultórios? Então, não deixe de ler nosso post sobre como aumentar a produtividade!